Archiwum

1

Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Katowicach

od 11 stycznia do 17 marca 2010

Wykonanie budżetu państwa w 2009 r

31 marzec 2010

Nie stwierdzono

brak

2

Główny Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Warszawie

od 28 września do 1 października 2010

Ocena legalności, rzetelności i celowości działania inspektorów WIJHARS w Katowicach podczas realizacji zadań ustawowych Inspekcji w zakresie:

1. kontroli jakości handlowej importowanych artykułów rolno – spożywczych na podstawie dokumentacji sporządzonej w okresie II kwartału 2010,

2. kontroli ex-post, na podstawie dokumentacji sporządzonej w 2010 (tj. od 1 stycznia do dnia kontroli).

2 grudzień 2010

1. Niekompletne sporządzanie protokołów kontroli jakości handlowej artykułów rolno – spożywczych przywożonych z zagranicy tj. z pominięciem informacji dotyczących:

- wskazania czynności wykonywanych przez inspektora w trakcie kontroli,

- kraju pochodzenia i kraju wysyłki kontrolowanego artykułu rolno-spożywczego,

- wyszczególnienia kontrolowanej partii, liczby i masy opakowań jednostkowych pobranych do oględzin, kontroli opakowania, oznakowania, prezentacji,

- zamieszczenia informacji dotyczącej zwrotu po zakończeniu czynności kontrolnych, opakowań jednostkowych lub próbek artykułu kontrolowanego pod względem oznakowania.

 

2. Zastępowanie obowiązujących druków Protokołu kontroli jakości handlowej artykułów rolno – spożywczych przywożonych z zagranicy (będących drukami ścisłego zarachowania) komputerowymi wersjami tego dokumentu.

 

3. Brak przestrzegania przez inspektorów WIJHARS zasad sporządzania Protokołu z pobrania próbek w przypadku kontroli importowanych artykułów rolno – spożywczych.

 

4. Brak aktualizacji zakresu obowiązków służbowych inspektorów wykonujących kontrole ex-post.

1. Zwiększenie nadzoru nad prawidłowością sporządzanych dokumentów przez inspektorów przeprowadzających kontrole jakości handlowej artykułów rolno – spożywczych przywożonych z zagranicy.

 

2. Zobowiązanie inspektorów WIJHARS do przeprowadzania formalnych zasad dokumentowania ustaleń z kontroli określonych w Instrukcji BKJ-01-IR-01 z dnia 30.12.2009 Organizacja, planowanie oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania przy wykonywaniu kontroli i oceny jakości handlowej przez pracowników Inspekcji JHARS.

 

3. Zaktualizowanie zakresu służbowych obowiązków pracowników WIJHARS w Katowicach.

3

Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach

Od 9 marca do         3 kwietnia 2009

Ocena prawidłowości przestrzegania przepisów w zakresie ochrony informacji niejawnych.

25 maj 2010

1. Niewłaściwie ewidencjonowano informacje niejawne w dziennikach poczty „zastrzeżonej”.

 

2. Do rejestracji całości materiałów niejawnych używano nieaktualnych wzorów dzienników poczty niejawnej

- ujawniono informacje niejawne – w 29 przypadkach kontakt z informacjami zastrzeżonymi miały osoby nieposiadające żadnego poświadczenia bezpieczeństwa osobowego.

 

3. Nie dokonano przeglądu 31 materiałów zastrzeżonych zarejestrowanych w latach 2004 – 2006, którym minął 2 – letni termin ochrony; tym samym nie ustalono okresu ochrony dla informacji niejawnych w nich zawartych.

 

4. Wytworzono 25 dokumentów zastrzeżonych przy użyciu systemu komputerowego nieprzystosowanego do przetwarzania informacji niejawnych.

 

5. Nie dokonano aktualizacji karty stanowiskowej pracy pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych

1. Ewidencjonowanie materiałów „zastrzeżonych wyłącznie w dziennikach, których wzory wynikają z rozporządzenia w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych.

 

2. Ścisłe przestrzeganie wykazu stanowisk, zajmowanie których wiążę się z dostępem do informacji niejawnych, odrębnie dla każdej klauzuli tajności.

 

3. Dokonanie przeglądu materiałów „zastrzeżonych” pod katem ustalenia okresu ochrony dla informacji niejawnych w nich zawartych.

 

4. Przetwarzanie teleinformatyczne informacji niejawnych wyłącznie przy użyciu certyfikowanego sprzętu Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego

 

 

5. Dokonanie aktualizacji karty stanowiskowej pracy pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych.

4

Archiwum Państwowe w Katowicach

17 grudnia 2008

Ocena prawidłowości przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwum

08.01.2009

Nie stwierdzono

1.Przejąć z komórek organizacyjnych uporządkowane akta kategorii A na podstawie spisów zdawczo – odbiorczych.

 

2.Akta kategorii A przechowywane w archiwum zakładowym uporządkować zgodnie z przepisami.

 

3. Akta kategorii A wytworzone do 1983r przekazać do Archiwum Państwowego w Katowicach, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych uporządkowane zgodnie z przepisami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz 1375).

 

4. Z akt „Kontroli jakości handlowej artykułów rolno – spożywczych” zakwalifikować 5% do kategorii A.

 

 

5. Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych akt kategorii A przekazać do Archiwum Państwowego w Katowicach

 

7. Czynić starania o polepszenie warunków lokalowych archiwum zakładowego.

 

8. Osoby zajmujące się archiwum zakładowym skierować na kurs kancelaryjno-archiwalny pierwszego stopnia.

 

9. Przepisy kancelaryjno-archiwalne opracować i przesłać do Archiwum Państwowego w Katowicach celem zatwierdzenia.

 

Realizację w/w zaleceń pokontrolnych zakończono w czerwcu 2010.

5

Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Katowicach

Od 18 stycznia  do    9 marca 2007

Wykonanie budżetu państwa w 2006

6 kwiecień 2007

1. Nie wykazanie w sprawozdaniu Rb-28 i Rb-Z za 2005 zobowiązań wymagalnych w kwocie 4972 zł, które stanowiły zobowiązanie przyjęte po zlikwidowanym w 2004 gospodarstwie pomocniczym.

 

2. Nie terminowe wysłanie upomnień do dłużników, a także nie wystawienie tytułów wykonawczych po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniach.

3. Dokumentacja opisująca sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych nie spełnia wymogów określonych w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości.

 

4. Nie dokonano aktualizacji zakładowego planu kont w terminie do 31 października 2006, wymaganym przepisem § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.

 

5.  Zbiory danych w systemie FK, obejmujące księgi rachunkowe z okresu bieżącego i z lat poprzednich, nie były oznaczone, co do roku obrotowego i okresu sprawozdawczego.

 

6. Nie dokonano wydruków dziennika , księgi głównej, ksiąg pomocniczych wykazu składników aktywów i pasywów; księgi te nie były przenoszone na inny komputerowy nośnik danych.

1. Podjęcie działań w celu wyegzekwowania zaległości.

 

2. Uzupełnienie i aktualizacja dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości.

 

6

Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach

od 11 do 27 kwietnia 2007

Ocena prawidłowości przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków i przestrzegania instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie w procesie załatwiania skarg i wniosków za okres od 01.01.2005 do 10.04.2007

23 maj 2007

1. Zaniechanie przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków co najmniej w jednym dniu tygodnia po godzinach pracy.

 

2. Nie uwidocznienie informacji o przyjmowaniu interesantów w sprawach skarg i wniosków przez kierownictwo Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach.

 

3. Nie gromadzenie w aktach spraw i wniosków dotyczących nadzorowanych podmiotów gospodarczych kompletu oryginałów dokumentów.

 

4.  Brak skierowania jednej sprawy dyscyplinarnej do rozpatrzenia przez komisję dyscyplinarną i instancji z uwagi na brak takowej komisji w WIJHARS.

 

1. Podjęcie działań organizacyjnych w celu zapewnienia interesantom możliwości składania skarg i wniosków po godzinach pracy WIJHARS.

 

2. Przechowywanie dokumentacji związanej ze skargami i wnioskami w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków.

 

Realizację w/w zaleceń pokontrolnych zakończono w czerwcu 2007.

7

Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach –Biuro Audytu i Kontroli

od 29 sierpnia do

17 września 2007

Ocena stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych za okres 01.01.2005 do 29.08.2007

07.11.2007

Nie stwierdzono nieprawidłowosci